ANALISI E COMMENTI – Smart working, come adattare tecnologie e processi: esempi e vantaggi per aziende e PA
Smart working, come adattare tecnologie e
processi: esempi e vantaggi per aziende e
PA
Senza un’attenta pianificazione strategica e un puntuale adattamento dei
processi e degli strumenti, difficilmente aziende e PA potranno cogliere i
veri vantaggi del lavoro smart o ibrido sul lungo periodo. Il caso del
progetto “Polis” di Poste Italiane. Ecco tutto quello che c’è da sapere
di Stefano Pileri_Chief digital transformation and innovation officer Maticmind
Le aziende che vogliono implementare lo smart working devono essere
preparate a adattare i propri processi e le proprie tecnologie per supportare
questo modello di lavoro e devono essere disposte a investire in
digitalizzazione e formazione per i dipendenti. È, infatti, importante notare che
i benefici legati a questo strumento potrebbero non essere non raggiungibili
del tutto a causa di processi non ancora digitalizzati e scarsa conoscenza
degli strumenti e comportamenti del lavoro agile. Per questo motivo, è
importante una pianificazione strategica e una attenta valutazione dei possibili
effetti dello smart working per implementarlo con successo a livello nazionale.
I vantaggi dello smart working per aziende e PA
Lo smart working offre molti vantaggi per le Aziende e per le Pubbliche
Amministrazioni:
● Maggiore flessibilità per i dipendenti e un migliore conciliazione “Vita &
Lavoro”, che può aumentare la soddisfazione sul lavoro e la
motivazione;
● Migliore benessere organizzativo, soddisfazione lavorativa e ingaggio
verso un’Azienda o una Pubblica Amministrazione più vicine alle
esigenze delle persone;
● Migliore produttività e qualità del lavoro svolto e diffusione di una cultura
orientata al raggiungimento dei risultati. I dipendenti possono scegliere
l’ambiente di lavoro ideale per loro contenendo, fino ad azzerarli, i tempi
logistici per gli spostamenti;
● Miglioramento della possibilità di attrarre talenti da tutto il paese o
dall’estero, in quanto non è più necessario che i dipendenti lavorino in
una sede specifica, e incremento delle opportunità di trattenere i propri
talenti;
● Miglioramento del footprint di sostenibilità per un più limitato impatto
ambientale;
● Ridurre dei costi generali come affitto degli spazi d’ufficio, consumi
energetici e trasporti.
In Italia, in particolare, l’utilizzo dello smart working è utile per ripopolare le
piccole città e invertire la tendenza di concentrazione nelle grandi metropoli.
Molte grandi Aziende, per ovviare alla difficoltà di reperire talenti nelle grandi
aree metropolitane, stanno puntando a spostare o estendere la ricerca sui
centri minori presentando lo smart working come uno dei fattori preferenziali
per essere scelte dai giovani talenti che si affacciano sul mercato. Per molti
lavoratori la possibilità di lavorare da remoto significa conservare il rapporto e
la presenza in aree rurali o in piccole città, dove sono nati e dove la qualità
della vita spesso è migliore rispetto alle grandi metropoli. E ancora, lo smart
working ha un impatto positivo notevole sulla sostenibilità ambientale, poiché
riduce il numero di persone che si spostano quotidianamente per andare al
lavoro, riducendo così l’inquinamento atmosferico e acustico.
A fronte di questi innegabili vantaggi vi sono alcuni rischi che debbono essere
attentamente valutati e gestiti. Tra questi: i) una potenziale difficoltà nella
comunicazione e nella collaborazione tra i dipendenti e nella valutazione delle
loro prestazioni, ii) un minor coinvolgimento nella cultura e nello spirito
aziendale e iii) un impatto alla lunga negativo per le attività di vendita, di
business development e in generale di “intimacy” costruttiva con i clienti.
L’evoluzione dello smart working nei numeri
La recente pandemia ha portato alla ribalta lo strumento dello smart working
grazie al quale è stato possibile conservare, in numerose attività, produttività e
continuità operativa facendo uso esteso delle tecnologie per il collegamento
remoto audio e video, per lo scambio di documenti, la comunicazione in chat a
supporto delle sessioni di videoconferenza, la condivisione di presentazioni e
note. Oltre che nel mondo del lavoro tali tecnologie sono state estese alla
didattica, la cosiddetta DAD (Didattica a Distanza) e oggi stanno permeando
anche il mondo della Sanità con la Televisita, Teleconsulto, Telemonitoraggio,
ossia ciò che conosciamo con il termine Telemedicina.
Lo smart working (di seguito anche lavoro agile) è un modello di lavoro
flessibile che consente di operare da remoto o in luoghi diversi dall’ufficio,
utilizzando tecnologie digitali per mantenere la produttività e la comunicazione
con i colleghi. In questo modello, l’orario e la posizione di lavoro non sono
vincolati a un ufficio specifico e il lavoratore ha maggiore autonomia nella
gestione del proprio tempo e del proprio ambiente di lavoro.
Nel 2019 il lavoro agile era utilizzato da poco più di 500.000 persone, mentre
nel 2020 si è registrato il picco di 6,5 milioni di telelavoratori, ridotti poi negli
anni successivi a circa 5 milioni nel 2021 e a 3,5 milioni nel 2022, numero che
può essere considerato un livello di utilizzo base che subirà negli anni a venire
incrementi annui intorno al 5%. Queste tendenze si sono registrate sia nelle
Imprese e sia nella Pubblica Amministrazione.
Riguardo a quest’ultima[1], mentre nel 2019 erano 45.000 i lavoratori che
hanno utilizzato il lavoro agile, nel 2020 si è verificato il picco di circa 1,8
milioni di lavoratori, ridotti a 1,4 milioni nel 2021 e ancora ridotti a circa
600.000 nel 2022. In realtà nel 2022 le indicazioni del Ministero della Pubblica
Amministrazione sono state inizialmente piuttosto conservative e dubitative
sull’uso esteso dello smart working nel settore pubblico. Più recentemente si
sta invece riconsiderando l’uso di questo modo di lavorare inquadrandolo
come opportunità per i lavoratori pubblici e con un impatto trascurabile,
almeno nella maggior parte dei ruoli di back office, sui servizi resi al cittadino.
Le nuove stime per il 2023 indicano un numero di 0,7 milioni di telelavoratori
nella Pubblica Amministrazione.
Le Grandi Imprese[2] sono molto avanti nel disegno dei processi,
nell’identificazione delle tecnologie che abilitano il lavoro agile e nell’adozione
di tale modalità operativa. Il 91% di esse adotta lo smart working e il 65% lo
utilizza in modo completo e pervasivo. Nel 4% delle Aziende il lavoro agile è in
fase di definizione e adozione mentre è assente solo nel 5% di esse. I settori
che adottano al 100% o quasi tale modalità operativa sono le Utility, l’ICT, il
Media e Comunicazione e il Finance. Anche nel Manifatturiero ormai
l’adozione è alta ossia al 94% mentre scende, nel mondo del Retail, all’85%.
Dallo smart all’hybrid working
L’esperienza delle Aziende negli ultimi tre anni ha lasciato intravedere in modo
chiaro la reale possibilità di collaborare in modo diverso. L’esperienza del
lavoro remoto, che è stata inizialmente dettata dalle necessità, si sta
trasformando in una modalità dinamica, più fluida, dove a prevalere sono i
concetti di flessibilità, con al centro le persone e la possibilità di coniugare
lavoro in presenza e a distanza. Questa è l’idea di lavoro ibrido che richiede
alle organizzazioni però di ripensare modelli operativi e spazi fisici, affinché
sia possibile beneficiare di un’esperienza continuativa “potenziata” ma non
legata tanto al luogo da cui si sceglie di lavorare, quanto piuttosto agli
ambienti e agli strumenti digitali ivi disponibili.
Secondo alcune autorevoli ricerche[3] il 39% delle Grandi Aziende ha già
effettuato la revisione e riorganizzazione dei propri spazi, il 27% ha iniziative
in corso o pianificare nei prossimi 12 mesi, il 16% ha interesse a farlo in futuro
e solo il 18% non ha interesse alcuno. Si tratta di organizzare come lavorare
da remoto, pensare alla sicurezza del lavoro anche da casa, fuori dal
perimetro aziendale, considerare il tema dell’inclusività facendo in modo che
la collaborazione tra chi è a casa e tra chi è in ufficio sia efficace ed inclusiva,
perché quasi la totalità dei delle riunioni vede oggi almeno un partecipante da
remoto. In tal senso una competenza emergente è quella di saper condurre le
riunioni ibride assicurando, come veri e propri moderatori, la partecipazione e
il coinvolgimento di tutti. È inoltre importante sempre la presenza video, con
funzionalità video attiva, perché espressioni e gesti sono a volte più eloquenti
delle parole per motivare, accorgerci di problemi, tenere tutti sintonizzati.
Ripensare agli spazi fisici negli uffici è un fattore di successo oggi. La visione
è quella di un ufficio concepito come realtà fisica con un’estensione digitale,
un ufficio “aumentato”, in questo senso, per favorire anche l’esperienza del
lavoratore remoto. Come abbiamo già sottolineato, nei prossimi anni la
trasformazione del lavoro ibrido, degli spazi e degli strumenti digitali potrà
impattare anche sull’effettiva sostenibilità e sul risparmio delle risorse, grazie a
consumi ridotti di energia, possibili sia sfruttando la diffusione negli ambienti di
sensori intelligenti, tecnologie IOT applicate all’ufficio del futuro inclusi i
terminali di videoconferenza che diventano i sensori per la gestione dello
spazio negli uffici.
Sostenibilità e lavoro ibrido hanno una forte correlazione e sono una delle
chiavi per la trasformazione digitale. Questi ultimi, ad esempio, dispongono
sempre più frequentemente di tavolette digitali per indicare gli intervalli ove lo
spazio è disponibile distinguendoli da intervalli dove la sala o l’ufficio singolo
sono prenotati. Come dimostrato dai dati qui presentati, cresce la tendenza a
ribilanciare gli spazi di ufficio per abilitare il lavoro ibrido con forte
focalizzazione sulla collaborazione, abbandonando l’idea della scrivania fissa
e abbracciando quella della prenotazione degli spazi. Così da assicurare
esperienze senza frizioni dove l’ufficio diventa una calamita per la
collaborazione, l’apprendimento e la socializzazione. Servono sempre di più
spazi per concentrarsi, collaborare e poterlo fare anche in sole due o tre
persone, per imparare e formarsi in modo continuo e infine per non perdere,
anzi per incrementare, l’esigenza di socializzare. Mentre nel vecchio ufficio, il
70% dello spazio era dedicato ai singoli ed il 30% alla collaborazione, nel
nuovo ambiente è esattamente l’opposto e oltre il 70% dello spazio è oggi
dedicato alla collaborazione, alla socializzazione, all’apprendimento, alle
attività di gruppo”. Serve disporre di tecnologie con la collaborazione by
design, con l’adeguato allineamento tra digitale e spazio.
Nei prossimi mesi tutte le organizzazioni dovranno focalizzare la propria
politica in merito al lavoro a distanza e al lavoro ibrido molte aziende,
soprattutto le più innovative, come visto lo hanno fatto o lo stanno realizzando.
Nella ridefinizione degli spazi di lavoro, un protagonista è il responsabile delle
Risorse Umane che è chiamato a prestare maggiore attenzione alle esigenze
emotive e logistiche dei dipendenti, considerato come da una parte va
profilandosi un utilizzo intenso del lavoro da remoto e dall’altra possibilità
sempre maggiori di poter lavorare non solo da casa o nella sede di lavoro, ma
anche in spazi di terze parti, o in altre località. Dovrà essere sviluppata la
capacità di collaborare con i leader aziendali per prendere decisioni
importante in modo da far “evolvere” l’organizzazione degli spazi aziendali ed
eventualmente ridurre “l’impronta” immobiliare aziendale.
Alcuni ulteriori fattori chiave da valutare sono la disponibilità dei talenti e le
strategie “situazionali”. Nel primo caso i responsabili HR dovranno valutare le
eventuali “minacce” relative alla possibilità di perdere i propri talenti ma
potranno anche valutare quella di mantenere operativi i propri gruppi
indipendentemente dal luogo operativo e dalle singole località delle sedi,
anche in questo caso con una importante apertura sulle diverse possibilità.
Nel secondo caso è pagante la capacità da parte dei datori di lavoro di
prendere posizioni chiare sulla sostenibilità, sui problemi sociali e questioni
culturali anche nei casi in cui le questioni non hanno nulla a che fare con
l’ambito in cui l’azienda opera.
Le tecnologie per lo Smart Working
Assieme ad una strategia operativa relativa alla forza lavoro, serve quella
ragionata per quanto riguarda l’utilizzo di tecnologie emergenti in grado
effettivamente di rendere trasparente, almeno dal punto di vista operativo, la
presenza delle persone in ufficio. Un valido aiuto da questo punto di vista è
atteso dall’utilizzo dei sistemi di automazione RPA (Robotic Process
Automation) per incrementare l’efficienza dei singoli e snellire i processi
riducendo i margini di errore e delle tecnologie immersive come AR
(Augmented Reality) e VR (Virtual Reality). Si farà sempre più uso di
tecnologie immersive per creare nuovi canali di interazione digitale, più
efficaci, in grado di ridurre le barriere e replicare le possibilità di interazione.
Tenendo alta l’attenzione però sulla formazione di nuove competenze in
relazione alle nuove modalità di lavoro ibrido.
Considerando sia le tecnologie tradizionali che le nuove tecnologie, i fattori
tecnologici che abilitano lo Smart Working, e oggi il lavoro ibrido, includono:
● Informatica individuale con PC portatili a elevate prestazioni
preferibilmente con schermi aggiuntivi che consentono di avere a
portata di mano i vari contenuti e documenti dei meeting insieme
all’immagine della riunione virtuale, con cuffie professionali, con
Smartphone aziendale;
● Reti di telecomunicazioni “software defined” con uso di Virtual Private
Network e di accessi sicuri a Internet: per garantire la sicurezza delle
informazioni aziendali e la possibilità di accedere alle risorse aziendali
in modo sicuro da remoto. L’attenzione deve essere rilevante
nell’adozione di una connettività di alta qualità ed elevate prestazioni
dagli Operatori di Telecomunicazioni dai quali andrebbero spinti in modo
più incisivo i “pacchetti” specifici per lo smart working basati
sull’estensione delle Intranet nell’ambito delle postazioni remote;
● Piattaforme di Comunicazione e Videoconferenza che consentono di
stabilire e mantenere in modo efficace, naturale e senza interruzioni
incontri con colleghi da remoto, con funzione video sistematicamente
attiva, e sistemi di prenotazione degli spazi che consentano una
pianificazione semplice dei momenti di presenza in ufficio,
prevalentemente in spazi condivisi e sale riunioni;
● Software di Collaborazione, Gestione e Orchestrazione delle attività che
consentono di assegnare attività ai dipendenti, monitorarne i progressi e
condividere documenti in modo sicuro. La Gestione delle attività deve
essere orientata a tecniche “agile” che consentono di organizzare il
lavoro per task ciascuna con propri obiettivi misurabili, valutare le
prestazioni dei dipendenti e dei gruppi di lavoro sugli obiettivi posti e
fornire riscontri in modo efficace. L’esperienza fatta con le metodologie
“SCRUM[5]” applicate allo sviluppo del codice sono di notevole
insegnamento e possono essere estese anche a molte altre attività
lavorative,
● Software per la gestione della comunicazione interna con modalità
“CHAT” che consentono di comunicare tra colleghi, clienti e fornitori in
modo rapido e informale riportando in ambito aziendale lo strepitoso
successo che esse hanno avuto tra le persone in tutto il mondo.
● Software di cybersecurity negli end point, nei punti di bordo (edge point)
per l’ingresso in Azienda e l’accesso sicuro ai dati in Cloud.
● Software di automazione RPA: che consentono di automatizzare alcune
attività ripetitive e migliorare l’efficienza del lavoro;
Queste tecnologie possono aiutare a migliorare la comunicazione, la
collaborazione e la produttività dei dipendenti, ma è importante selezionare
quelle più adatte alle proprie esigenze e formare i dipendenti per utilizzarle
correttamente.
Un ruolo cruciale hanno in particolare le Piattaforme di Comunicazione e
Videoconferenza sono oggi basate su cloud il che consente ai team di
comunicare e collaborare in modo flessibile ed efficace. Le loro funzioni
principali includono:
● Chat: consente ai membri del gruppo di comunicare in modo rapido e
informale, creare canali di discussione per argomenti specifici e
condividere file.
● Chiamate e videoconferenze: consente ai membri del team di effettuare
chiamate e partecipare a videoconferenze in modo semplice e intuitivo.
● Condivisione dello schermo: consente di condividere lo schermo
durante le chiamate e le videoconferenze per facilitare la
collaborazione.
● Collaborazione sui documenti: consente ai membri del team di lavorare
su documenti in modo sincrono, condividere file e documenti e tenere
traccia delle modifiche.
● Integrazione con altri strumenti come la posta elettronica, l’intranet
aziendale, applicazioni per appunti condivisi e altri per una maggiore
efficienza e produttività.
● Sicurezza e conformità: fornisce controlli di sicurezza avanzati per
proteggere i dati e conformarsi alle normative del settore.
Molti di questi software sono basati sul cloud, il che significa che i dati
vengono archiviati su server remoti e possono essere accessibili da qualsiasi
luogo con una connessione internet. Ciò può rappresentare un problema per
la localizzazione dei dati critici, poiché i dati possono essere conservati in
server situati in paesi diversi da quello in cui l’azienda è situata. Ciò può
causare problemi di conformità normativa, poiché alcune leggi potrebbero
richiedere che i dati sensibili siano conservati solo in determinati paesi.
Inoltre, l’utilizzo di software basati sul cloud può anche rappresentare un
problema per la privacy, poiché i dati vengono condivisi con terze parti. È
importante che le aziende valutino attentamente questi rischi e adottino
misure di sicurezza appropriate per proteggere i dati, tra cui la crittografia dei
dati e la limitazione degli accessi. Di questo tema, la cui importanza è
velocemente crescente nel tempo, si dirà in modo più approfondito nei
prossimi paragrafi.
Le piattaforme di comunicazione e collaborazione, inoltre, stanno evolvendo
rapidamente per soddisfare le esigenze in continua evoluzione delle squadre
e delle aziende. Alcune delle possibili evoluzioni future che si possono
prevedere per queste piattaforme sono:
● Realtà aumentata (AR) e virtuale (VR): le piattaforme utilizzeranno la
realtà aumentata e virtuale per creare esperienze di collaborazione più
immersiva e coinvolgenti. Ad esempio, potrebbero consentire ai team di
lavorare su progetti in modo virtuale in un ambiente condiviso, o di
partecipare a riunioni virtuali in una sala conferenze virtuale.
● Intelligenza artificiale e prestazioni RPA: le piattaforme iniziano a
utilizzare in modo massiccio l’intelligenza artificiale per automatizzare le
attività ripetitive, per suggerire il corretto uso della collaborazione e
videoconference, per tradurre in un numero elevatissimo di lingue testi
e parlato, per fornire assistenza personalizzata e analizzare i dati per
migliorare la produttività e la decisione.
● Prestazioni per l’ottimizzazione degli ambienti di lavoro ibridi: le
piattaforme hanno sviluppato e stanno migliorando le funzioni per
supportare un ambiente di lavoro ibrido, dove i dipendenti possono
lavorare da remoto o in ufficio in modo flessibile. Solo come esempio
pensiamo alle prenotazioni, all’inserimento delle sale riunioni e degli
uffici prenotabili nelle Active Directories aziendali,
● Integrazione con dispositivi IoT: le piattaforme potrebbero integrarsi con
dispositivi IoT per fornire una maggiore efficienza e automatizzazione.
● Evoluzione attenta verso il Metaverso con la progressiva estensione
delle tecniche di videocomunicazione da quelle ad altissima definizione
all’uso degli ologrammi. È stimolante l’idea di estendere i luoghi di
lavoro nel Metaverso creando un ulteriore dimensione del lavoro ibrido
tra fisico, remoto e appunto virtuale.
L’impatto della Privacy e del Data Act dell’Unione
Europea
L’Europa, e con lei l’Italia, ha stabilito delle regole[6] per il mantenimento di
dati e funzioni digitali essenziali al funzionamento della Pubblica
Amministrazione e a tutela dei Dati dei Cittadini Europei e delle singole
Nazioni. L’Europa, e con lei l’Italia, ha stabilito che è necessario investire in
Piattaforme Digitali proprie riducendo la forte dipendenza da quelle proposte
dai Public Cloud Provider. Il Polo Strategico Nazionale (PSN) è il più
importante progetto di Trasformazione Digitale del nostro Paese. Nel PSN
trovano allocazione le categorie dei Dati più strategiche e critiche: I Dati
Sanitari, I Dati Finanziari e Contabili, I dati delle Aziende, I Dati delle
Comunicazioni. Lo Smart Working, tramite le funzioni di collaborazione,
consente la condivisione di Documenti e Informazioni strategiche e critiche
che devono essere allocate nel PSN.
Il PSN si configura come soggetto dedicato a razionalizzare ed evolvere, in
sicurezza, le infrastrutture delle Pubblica Amministrazione e la legge
11/09/2020 n.120 “misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione
digitale” e decreta che la Presidenza del Consiglio dei Ministri promuova “lo
sviluppo di un’infrastruttura ad alta affidabilità localizzata sul territorio
nazionale per la razionalizzazione e consolidamento dei CED”. Inoltre, l’art.
33-septies D.L. n.179 del 18 ottobre 2012 decreta che le Pubbliche
Amministrazioni Centrali migrino i loro CED e i relativi sistemi informatici, privi
dei requisiti fissati dal regolamento AGID verso l’infrastruttura PSN promossa
dalla norma, le infrastrutture già esistenti e in possesso dei requisiti ACN e le
“Soluzioni cloud secondo quanto previsto dal regolamento” AgID (relativo
all’identificazione dei Data Center di tipo A). Nel PNRR sono stati allocati per
lo sviluppo del PSN e per le attività di migrazione verso i servizi cloud del PSN
circa 2 €/mld.
Le classi dei dati e servizi sono identificate sulla base del danno che una loro
compromissione, in termini di confidenzialità, integrità e disponibilità,
provocherebbe al sistema Paese (art. 3 comma 3 del Regolamento AGID), in
particolare sono state identificate tre classi di dati:
● i dati ordinari, sono quei Dati e Servizi la cui compromissione non
provochi l’interruzione di servizi dello Stato o, comunque, un pregiudizio
per il benessere economico e sociale del Paese,
● i dati critici, sono quei Dati e Servizi la cui compromissione potrebbe
determinare un pregiudizio al mantenimento di funzioni rilevanti per la
società, la salute, la sicurezza e il benessere economico e sociale del
Paese, infine
● i dati strategici, sono quei Dati e Servizi la cui compromissione può
avere un impatto sulla sicurezza nazionale. I dati dei soggetti del
Perimetro di Sicurezza Nazionale Cibernetica (PSNC) sono classificati
come Strategici ai sensi dell’Articolo 3, Comma 4 del Regolamento
AGID. I dati dei soggetti NIS sono Strategici se di valenza nazionale,
Critici se di valenza non nazionale, ai sensi dell’Articolo 3, Comma 5 del
Regolamento AGID.
Sulla base delle soluzioni tecnologiche e organizzative disponibili sul mercato
sono state identificate cinque tipologie di servizi cloud: 1) pubblico non
qualificato, 2) pubblico con localizzazione dei dati in ambito UE, 3) pubblico
criptato con localizzazione dei dati in ambito UE e criptografia con controllo
delle chiavi in Italia, 4) pubblico e ibrido su licenza con localizzazione dei dati
in ambito Italia e criptografia con controllo delle chiavi in Italia, 5) privato con
localizzazione dei dati in ambito Italia e criptografia nazionale con controllo
delle chiavi in Italia.
Tutto questo ha già e avrà ancora di più in futuro un impatto significativo nelle
soluzioni di Collaborazione e Videocomunicazione, alla base del lavoro ibrido
che andrà a svolgere la Pubblica Amministrazione e che andranno a svolgere
le Imprese Strategiche, ossia i soggetti NIS ora richiamati, dovranno
necessariamente classificare gran parte dei propri dati come Strategici e
Critici e dunque osservare attentamente la localizzazione dei dati e la
protezione degli stessi con crittografia forte con chiave in prossimità. Le
piattaforme di collaboration per lo smart working gestiscono dati Sensibili e
Critici, ciò avviene quando facciamo produzione di documenti in forma
cooperativa, quando immettiamo documenti negli spazi virtuali dei gruppi di
lavoro, quando andiamo in condivisione di documenti e dati e quando
utilizziamo la videocomunicazione per argomenti strategici e sensibili.
Il Governo, come già accennato, ha espresso una posizione molto più aperta
sull’uso del lavoro ibrido nella Pubblica Amministrazione e
contemporaneamente l’Europa si sta muovendo per assicurare una forte Data
& Digital Sovereignty. Le due iniziative offrono una significativa opportunità da
cogliere per l’introduzione nel PSN di opportune funzioni Collaboration,
Contact, Voip, IP PBX e Smart Desk da poter progressivamente estendere in
Software As A Service (SaaS) a tutti gli uffici della PA Centrale e Locale
C’è spazio ed esigenza di piattaforme italiane e di un’attenta gestione delle
piattaforme internazionali dal punto di vista della localizzazione dei dati ove
non basta il semplice modello a “Region” in UE”. È importante identificare una
piattaforma, saldamente in mano a tecnologie del Paese, che possa essere la
base per la PA e in prospettiva per le sue Aziende Strategiche.
Un caso rilevante: il Progetto Polis di Poste Italiane
Di particolare interesse per la tematica che si sta trattando è il progetto “Polis”
per la realizzazione di Case dei Servizi ai Cittadini. Il progetto prevede
investimenti complessivi per 1.120 milioni, di cui 320 a carico di Poste. A
carico dello Stato, a valere sui Fondi PNRR, sono stati previsti: 125 milioni per
l’anno 2022, 145 milioni per l’anno 2023, 162 milioni per l’anno 2024, 245
milioni per l’anno 2025 e 123 milioni per l’anno 2026, per un totale di 800
milioni di euro. L’obiettivo del Progetto è di promuovere la coesione
economica, sociale e territoriale in relazione ai piccoli centri urbani e nelle
aree interne del Paese, contribuendo al loro rilancio.
Lo sportello digitale per i Servizi al Cittadino
La prima linea progettuale (costo pari a 1 miliardo di euro) è diretta alla
realizzazione di uno “sportello unico” di prossimità che assicuri ai cittadini
residenti nei comuni più piccoli la possibilità di fruire di tutti i servizi pubblici, in
modalità digitale, per il tramite di un unico punto di accesso alla piattaforma di
servizio multicanale di Poste Italiane. Tale Progetto accelererà la
trasformazione digitale del settore, dotandolo di un punto di accesso dislocato
e sicuro nei territori più difficilmente raggiungibili per la diffusione e la fruibilità
dei servizi digitali tra i cittadini superando il digital divide”.
Il progetto coinvolgerà infatti oltre 7.000 Uffici Postali in altrettanti Comuni con
popolazione inferiore a 15.000 abitanti. Gli uffici saranno radicalmente
trasformati e dotati di una infrastruttura tecnologica e digitale all’avanguardia
che abiliti l’automazione dei servizi e la rapida diffusione dei nuovi servizi
digitali della Pubblica Amministrazione:
● Vetrine Digitali (Digital Signage).
● Chioschi Digitali, dotati di sistemi di Videocomunicazione, POS,
Stampanti / Scanner, riconoscimento biometrico delle impronte digitali,
… Essi saranno di due tipologie ossia quelli “elementari” e quelli evoluti,
in questo caso dotati anche di scrivania. I soggetti invitati a questa gara
dei chioschi digitali sono CUSTOM, SIGMA, SOLARI, NCR, …
● ATM cash dispenser.
Di particolare interesse, è l’integrazione applicativa di questi con i processi di
Poste Italiane e con alcuni sistemi informativi della PA in modo tale da
consentire la fornitura di Servizi al Cittadino (Carta d’Identità Elettronica,
Passaporto Elettronico, Visure Catastali e relativa certificazione, Servizi INPS,
…) per i quali Poste Italiane sarà Concessionaria.
Gli spazi per lo smart working negli uffici di Poste Italiane
Molto interessante anche la seconda linea di intervento del Progetto (con
investimenti più limitati, pari a oltre 200 milioni di euro, in massima parte in
capo a Poste italiane) è diretta alla realizzazione della più ampia rete
nazionale di spazi di co-working inizialmente negli uffici postali di medie
dimensioni. Si prevede infatti la realizzazione di oltre 250 “Spazi per l’Italia”
con oltre 5.000 postazioni di lavoro, spazi di riunione, 400 sistemi di
videocomunicazione di 3 dimensioni diverse, dai più piccoli a quelli più grandi
e complessi, servizi condivisi, aree dedicate a eventi e formazione.
Questo esempio è generalizzabile ad altre Aziende distribuite sul territorio che
dispongono di spazi che diventano eccessivi in uno scenario di utilizzo diffuso
del lavoro ibrido.
Gli aspetti normativi dello Smart Working
ll 7 dicembre 2021, al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, è stato
raggiunto un accordo con le Parti sociali per il primo “Protocollo Nazionale sul
lavoro in modalità agile” nel settore privato[4]. Con tale accordo si prendeva
atto che il lavoro agile, cresciuto molto durante la pandemia, è e sarà sempre
più una modalità che caratterizzerà il futuro del lavoro. Il Protocollo fissa il
quadro di riferimento per la definizione dello svolgimento del lavoro in smart
working, individuando le linee di indirizzo per la contrattazione collettiva
nazionale, aziendale e territoriale. Nel settore pubblico il riferimento normativo
è stato introdotto dal decreto 8 ottobre 2021 “Modalità organizzative per il
rientro in presenza dei lavoratori delle Pubbliche Amministrazioni” pubblicato
in Gazzetta Ufficiale il 13 ottobre 2021. I punti chiave del Protocollo, che si
ritrovano in larga misura anche nel citato Decreto, sono sette e precisamente:
l’adesione volontaria, l’accordo individuale, la disconnessione, il luogo e gli
strumenti di lavoro, la salute e la parità di trattamento sicurezza nel lavoro, la
parità di trattamento e le pari opportunità e la formazione.
Adesione volontaria
L’adesione allo smart working avviene su base volontaria ed è subordinata alla
sottoscrizione di un accordo individuale. Inoltre, l’eventuale rifiuto del
lavoratore di aderire o svolgere la propria prestazione lavorativa in modalità
agile esclude gli estremi del licenziamento per giusta causa o giustificato
motivo, né rileva sul piano disciplinare.
Accordo individuale
Si prevede la sottoscrizione di un accordo scritto tra datore di lavoro e
lavoratore.
Tale accordo deve adeguarsi ai contenuti delle eventuali previsioni della
contrattazione collettiva di riferimento ed essere coerente con le seguenti
linee di indirizzo definite nel Protocollo, prevedendo: a) la durata dell’accordo;
b) l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
c) i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione
lavorativa al di fuori dei locali aziendali; d) gli aspetti relativi all’esecuzione
della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con
riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle
condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel
rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi; e) gli strumenti di lavoro;
f) i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative
necessarie ad assicurare la disconnessione; g) le forme e le modalità di
controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel
rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4 della L. n. 300/1970 (Statuto dei
Lavoratori), sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali; h)
l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della
prestazione di lavoro in modalità agile; i) le forme e le modalità di esercizio dei
diritti sindacali.
Disconnessione
L’attività lavorativa svolta in modalità agile si caratterizza per l’assenza di un
preciso orario di lavoro e per l’autonomia nello svolgimento della prestazione
nell’ambito degli obiettivi prefissati, nel rispetto dell’organizzazione delle
attività assegnate dal responsabile a garanzia dell’operatività dell’azienda e
dell’interconnessione tra le varie funzioni aziendali. La prestazione in smart
working può essere articolata in fasce orarie, individuando, in ogni caso, la
fascia di disconnessione nella quale il lavoratore non eroga la prestazione
lavorativa; a tal fine, devono essere adottate specifiche misure tecniche e/o
organizzative per garantire la fascia di disconnessione. Nei casi di assenza
legittima (es. malattia, infortuni, permessi retribuiti, ferie, etc.), il lavoratore può
disattivare i propri dispositivi di connessione. Il lavoratore può richiedere la
fruizione dei permessi orari previsti dai contratti collettivi o dalle norme di
legge (a titolo esemplificativo, i permessi per particolari motivi personali o
familiari, di cui all’art. 33 della L. n. 104/1992); invece, non possono essere di
norma previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario.
Luogo e strumenti di lavoro
Il lavoratore è libero di individuare il luogo ove svolgere la prestazione in
modalità agile purché lo stesso abbia caratteristiche tali da consentire la
regolare esecuzione della prestazione, in condizioni di sicurezza e
riservatezza. Salvo diversi accordi, il datore di lavoro di norma fornisce la
strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento della
prestazione lavorativa in modalità agile. Tuttavia, se le parti concordano
l’utilizzo di strumenti tecnologici e informatici propri del lavoratore, provvedono
a stabilire i criteri e i requisiti minimi di sicurezza e possono essere previste
eventuali forme di indennizzo per le spese.
Salute, sicurezza, infortuni e malattie professionali
In tema di salute e sicurezza sul lavoro. Inoltre, la prestazione di lavoro in
modalità agile deve essere eseguita esclusivamente in ambienti idonei, ai
sensi della normativa vigente in tema di salute e sicurezza e di riservatezza
dei dati trattati. Peraltro, il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro gli
infortuni sul lavoro e le malattie professionali, a tal fine, il datore di lavoro
garantisce la copertura assicurativa INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le
malattie professionali, anche derivanti dall’uso dei videoterminali, nonché la
tutela contro l’infortunio in itinere, secondo quanto previsto dalla legge.
Parità di trattamento, pari opportunità, lavoratori fragili e disabili
Ciascun lavoratore agile ha diritto, rispetto ai lavoratori che svolgono le
medesime mansioni esclusivamente all’interno dei locali aziendali, allo stesso
trattamento economico e normativo, anche con riferimento ai premi di
risultato, e alle stesse opportunità rispetto ai percorsi di carriera, di iniziative
formative e di ogni altra opportunità di specializzazione e progressione della
propria professionalità, nonché alle stesse forme di welfare aziendale e di
benefit previste dalla contrattazione collettiva. Le Parti sociali promuovono lo
svolgimento del lavoro in modalità agile, garantendo la parità tra i generi,
anche per favorire l’effettiva condivisione delle responsabilità genitoriali e
accrescere la conciliazione tra i tempi di vita e i tempi di lavoro. Inoltre, le Parti
sociali si impegnano a facilitare l’accesso al lavoro agile per i lavoratori in
condizioni di fragilità e di disabilità, anche nella prospettiva di utilizzare tale
modalità di lavoro come misura di accomodamento ragionevole.
Formazione
Per garantire a tutti i lavoratori agili pari opportunità nell’utilizzo degli strumenti
di lavoro, le Parti sociali ritengono necessario prevedere percorsi formativi
finalizzati a incrementare specifiche competenze tecniche, organizzative,
digitali, anche per un efficace e sicuro utilizzo degli strumenti di lavoro forniti in
dotazione. Tali percorsi formativi potranno interessare anche i responsabili
aziendali ad ogni livello, al fine di acquisire migliori competenze per la
gestione dei gruppi di lavoro in smart working.
Conclusioni
Il lavoro agile è una solida realtà oggi e sta evolvendo verso il modello del
lavoro ibrido con presenze bilanciate tra “da remoto” e “in sede”.
Le Grandi Aziende, che sono a una percentuale di diffusione vicina al 100%,
ne apprezzano vantaggi quali:
● la maggiore flessibilità per i dipendenti e un migliore conciliazione “Vita
& Lavoro”;
● i migliori risultati di benessere organizzativo, di soddisfazione lavorativa;
● la migliore produttività e qualità del lavoro svolto e diffusione di una
cultura orientata al raggiungimento dei risultati;
● il miglioramento della possibilità di attrarre talenti da tutto il paese o
dall’estero;
● il miglioramento del footprint di sostenibilità per un più limitato impatto
ambientale e infine la possibilità di ridurre i costi generali come affitto
degli spazi d’ufficio, consumi energetici e trasporti.
Le Pubbliche Amministrazioni stanno progressivamente rivalutando il lavoro
ibrido dopo un periodo di scetticismo e tale rivalutazione, e progressiva
adozione, andrà di pari passo con la digitalizzazione dei Servizi Pubblici, la
dematerializzazione dei documenti, la capacità di uso degli strumenti di
gestione del personale e dei gruppi di lavoro basata su obiettivi misurabili e
valutabili.
Vista nel suo insieme la strategia di adozione del lavoro ibrido è articolata e va
attentamente pensata e realizzata. Essa si basa sull’adozione di tecnologie
abilitanti, sul ripensamento degli spazi ad uso ufficio, sulla specifica
formazione al project management, alla conduzione per obiettivi e ai
comportamenti virtuosi e inclusivi necessari nelle situazioni di presenza ibrida.
Le Piattaforme di Collaborazione, Videocomunicazione e Condivisione (le
Piattaforme per il Lavoro Agile) sono cruciali per il successo nel percorso
indicato. Tali Piattaforme, inoltre, gestiscono, per la Pubblica Amministrazione
e per le Aziende Strategiche del perimetro NIS, dati critici e strategici
contenuti nei documenti che si inseriscono e si scambiamo in modo dinamico
durante le video sessioni e statico nell’ambito degli spazi virtuali assegnati ai
vari gruppi di lavoro. Ciò conduce all’esigenza di Piattaforme Italiane e di
un’attenta gestione delle Piattaforme Internazionali dal punto di vista della
localizzazione dei dati, ove non basta il semplice modello a “Region in UE”.
Note
- “Lo Smart Working nel settore pubblico: scenari attuali e prospettive future”.
Ricerca dell’Osservatorio Smart Working nell’ambito degli Osservatori.net Digital
Innovation del Politecnico di Milano, pubblicata a dicembre 2022. - Per Grandi Imprese si intendono organizzazioni con numero di dipendenti
superiori a 250. Si è utilizzata l’impostazione e i risultati della ricerca “Lo Smart
Working nelle grandi imprese scenari attuali e prospettive future” pubblicato a
dicembre 2022 nell’ambito degli Osservatori.Net Digital Innovation del Politecnico
di Milano. - Lo Smart Working nelle grandi imprese, scenari attuali e prospettive future.
Ricerca dell’Osservatorio Smart Working nell’ambito degli Osservatori.net Digital
Innovation del Politecnico di Milano, pubblicata a dicembre 2022. - Hanno aderito Cgil, Cisl, Uil, Ugl, Confsal, Cisal, Usb, Confindustria, Confapi,
Confcommercio, Confesercenti, Confartigianato, Cna, Casartigiani, Alleanza
cooperative, Confagricoltura, Coldiretti, Cia, Copagri, Abi, Ania, Confprofessioni,
Confservizi, Federdistribuzione, Confimi e Confetra. - Scrum è un framework agile per la gestione del ciclo di sviluppo del software,
iterativo ed incrementale, concepito per gestire progetti e prodotti software o
applicazioni di sviluppo. È un framework di processo utilizzato dai primi anni
Novanta per gestire lo sviluppo di prodotti complessi. Scrum non è un processo o
una tecnica per costruire prodotti ma piuttosto è un framework all’interno del
quale è possibile utilizzare vari processi e tecniche che rendono chiara l’efficacia
relativa del proprio product management e delle proprie pratiche di sviluppo così
da poterle continuamente migliorare. Scum enfatizza tutti gli aspetti di gestione
di progetto legati a contesti in cui è difficile pianificare in anticipo. Vengono
utilizzati meccanismi propri di un “processo di controllo empirico”, in cui i cicli di
feedback, che costituiscono le tecniche di management fondamentali, risultano
in opposizione alla gestione basata sul concetto tradizionale di command and
control. Il suo approccio alla pianificazione e gestione di progetti è quello di
portare l’autorità decisionale al livello di gruppo di lavoro che detiene le
conoscenze. - La Commissione Europea, a Febbraio 2022, ha presentato per tramite della
vicepresidente Margrethe Vestager e del commissario per il Mercato interno
Thierry Breton, il Data Act, un complesso di norme finalizzato a disciplinare
l’accesso e l’utilizzo dei dati generati all’interno dell’Unione Europea da parte di
utenti e aziende, che rientra nella più ampia “European Data Strategy”. Ad oggi,
infatti, gli utenti non hanno il pieno controllo dei dati che vengono generati ogni
giorno, e in particolare il loro potenziale economico non viene sfruttato a pieno.
La proposta mira ad affrontare le questioni aperte da un punto di vista giuridico,
economico e tecnico che impediscono, ad oggi, un pieno utilizzo di queste
risorse. - Lo Smart Working nelle grandi imprese, scenari attuali e prospettive future.
Ricerca dell’Osservatorio Smart Working nell’ambito degli Osservatori.net Digital
Innovation del Politecnico di Milano, pubblicata a dicembre 2022.
fonte: AGENDA DIGITALE
